‘Een goede voorbereiding is het halve werk’

Teamontwikkeling begint bij stap 0! Hoe? Lees het in deze blog

Wil je als leidinggevende een professionaliseringsslag realiseren en heb je daar begeleiding bij van een teamcoach? Dan is een goede voorbereiding voor een teamtraject met de teamcoach het halve werk. Hoe ik dit als teamcoach aanpak, lees je in deze blog.

Een leidinggevende en teamcoördinator kwamen bij mij en vroegen mij of ik hun team kan helpen bij het realiseren van een professionaliseringsslag. De kwaliteit moet omhoog en de samenwerking moet beter! Hmm, wat bedoelen zij precies met ‘kwaliteit’ en ‘samenwerking’? Hoe zien zij die professionaliseringsslag voor zich? Natuurlijk heb ik dit al tijdens de offertefase uitgevraagd. Toch heb ik er bij de aanpak voor gekozen om hier nog vóór de start van het teamtraject langer met hen bij stil te staan.

Hoe vaak het niet gebeurt dat een leidinggevende bepaalde verwachtingen heeft van het team, dit ook heeft uitgesproken, maar er toch iets anders gebeurt. Om dit te voorkomen, kun je in de voorbereiding van een teamtraject al heel wat onduidelijkheden en aannames wegnemen.

Ik neem je mee in de aanpak van stap 0 voor deze specifieke opdracht.

1. Tijd inruimen voor een grondige analyse

Neem de tijd voor een grondige ‘probleem’ analyse. En dat begint heel simpel met de vraag ‘wat is het probleem?’ Gevolgd door de vraag:

‘waarom is dat een probleem?’

Hierna wordt het interessant. Want op het antwoord op de vraag stel je wederom de vraag:
‘waarom is dàt dan een probleem?’. Zo kom je beter tot de kern van wat er daadwerkelijk speelt en heb je veel meer informatie over wat er opgelost moet worden.

Afhankelijk van de antwoorden ga je door met vragen stellen. Denk hierbij aan:

Waar is het probleem ooit ontstaan?
Wie zijn er betrokken? Of wie worden door dit probleem geraakt (binnen- en buitenwereld)?
Wat/Welk gedrag houdt het probleem in stand?
Wat gebeurt er als het probleem blijft voortbestaan?

Nog een groot voordeel van een analyse als deze: de opdrachtgever vindt beter de woorden en termen die passen bij wat er veranderd moet worden. Zo geef je taal aan de verandering en dit is weer input voor framing richting het team.

2. Vaststellen van het doel, gewenste resultaten en criteria

De output van de probleemanalyse is input voor het vaststellen van het doel of de uitdaging dat met het team moet worden bereikt. Vervolgens stel ik een aantal extra vragen om een beter beeld te krijgen bij de gewenste resultaten en bijbehorende criteria:

‘In welke mate voldoet het team op dit moment aan deze doelstelling?’

gevolgd door de vraag ‘welk rapportcijfer zou je je team nu hiervoor geven?’.
Dit om te achterhalen waar het team volgens haar/hem nu staat en zelf gevoel te krijgen bij hoe de opdrachtgever dit nu ervaart. Bovendien is het een manier om te toetsen of de interventies die al zijn bedacht, nog moeten worden aangepast. Hoe lager het cijfer, hoe meer je een kritische blik op de interventies moet werpen en mogelijk moet gaan aanvullen of aanpassen.

Voor een beschrijving van de resultaten stel ik vaak de wondervraag:

“Stel, over een half jaar/jaar word je wakker en het doel is bereikt. Hoe ziet die dag er uit? Waaraan merk je dat het is veranderd, welk gedrag zie je in je team? ” Enzovoorts…

Hier is het de kunst om de ander te laten dromen en alle woorden eruit te halen die van belang zijn.

En dan de criteria: het gaat hier niet om tijd of budget voor het bereiken van het doel, maar om gedrag. Laat de leidinggevende hier beschrijven wat het team meer mag laten zien, minder mag laten zien en behouden.

Tijdens de kick-off met het team kun je dezelfde opdracht geven aan het team waarbij de leidinggevende onderdeel is van de opdracht en dus ook toevoegt aan de hand van de uitkomsten bij de voorbereiding. Zo wordt het veranderingsproces meer de verantwoordelijkheid van het gehele team.

3. Boodschap brengen richting het team

Met deze hele voorbereidende exercitie heeft de leidinggevende een helder beeld bij wat er vanuit haar/zijn perspectief nodig gaat zijn.

MAAR: misschien vraag je je af waarom ik niet het hele team hierbij betrek…

Dit is erg afhankelijk van de opdracht en in dit geval lag het doel wat gevoelig bij het team. Met de voorbereidingen zijn de leidinggevende en teamcoördinator beter in staat de gewenste resultaten en het kader te schetsen, doordat zij al eerder helder hebben gemaakt waar het om gaat. Zo creëren zij vanaf het begin duidelijkheid bij het team.

En hiermee maak ik een bruggetje naar het derde punt – ‘boodschap brengen richting het team’. Doordat bij de voorbereidingen er al taal is gegeven aan de verandering, is de boodschap richting het team over het waarom en hoe al snel gevormd.

Een goede voorbereiding het halve werk?
Deze stap 0 is voor mij een blijvertje, hetzij met alleen de leidinggevende hetzij met het hele team.